Песоцкая Е., Рябов В., Васильев В.
Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.
Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:
· Пользовательский интерфейс
· Управление данными
· Механизм планирования
· Обеспечение совместной работы
Если все эти требования удовлетворяют нашим потребностям, то данный программный продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы управления проектами. Рассмотрим каждое требование в отдельности:
1. Пользовательский интерфейс.
Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.
При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:
· Гибкость организации экранных форм
· Доступность системы помощи
· Удобство средств редактирования
· Наличие мастеров и шаблонов
Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам:
· Легкость изучения
· Легкость использования
· Наличие системы макросов (формул)
· Гибкая система контекстного поиска
· Обучающие программы
2. Управление данными
С совершенствованием программного обеспечения разработчики стали делать больший акцент на облегчение процесса ввода информации и навигации в программном продукте.
Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.
Доступ и передача данных
· При использовании многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.
· Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.
· В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.
Группировка информации
· В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.
· Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.
Администрирование и адаптация
· Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.
· Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
· Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных.
Объединение (суммирование) данных.
· Многие ПП позволяют объединять данные по различным признакам. Такая функция поддерживается разнообразием полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов.
3. Методы планирования.
В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.
Список основных возможностей систем при реализации планирования:
· Создание рабочей области проекта
· Описание WBS структуры
· Описание различных календарей выполнения работ
· Ввод и хранение данных по ресурсам
· Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
· Ввод и хранение важных проектных дат и вех
· Составление расписания работ проекта
· Ресурсное планирование
· Расчет бюджетов проектов
· Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
· Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
· Ввод фактических затрат
· Подсчет стоимости выполнения работ
Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:
· Определение областей риска
· Расчет показателей риска
· Расчет возможностей по смягчению риска
· Планирование критической цепочки риска
· Изменение действия контроля
Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?
Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными.
С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.
4. Обеспечение совместной работы.
Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.
Web-технологии произвели революцию в информационном мире, изменили возможности их компьютеров. И, если и существует какая-либо прикладная область, которой эта новая технология может быть выгодна целиком и полностью, так это область управления проектами. Обеспеченные Web-технологиями улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.
Для многих людей, которые занимаются выбором программного обеспечения, поддержка системой Web-технологий перешло на первое место в списке основных критериев выбора ПО. Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию в списке наиважнейших возможностей в области планирования. Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями.
Как будущий пользователь, Вы должны рассматривать все преимущества и недостатки в перспективе и взвешивать все отступления от ваших требований. В равновесии должны также находится следующие аспекты: насколько высока оценка ПП и насколько новы используемые в нем технологии. Вы должны сопоставлять привлекательность использования современных технологий против достоинств уже проверенных и надежных ПП. Существует еще одно предостережение - часто новинки могут казаться больше впечатляющими, чем содержательными. Это необходимо тщательно отслеживать.
Для удобства отметьте галочкой те функции, которыми должна обладать система управления проектами, подходящая для Вашей компании.
Требования при выборе ПО
Функции, реализуемые в системе
Функция необходима?
Пользовательский интерфейс
Настраиваемый интерфейс
Контекстная помощь
Удобство доступа к данным
Графические возможности
Разделение интерфейса по ролям
Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана
Управление данными
Удобство доступа и передачи информации
Защита от несанкционированного доступа
Интеграция данных с другими приложениями
Возможности разграничения прав доступа
Наличие функций OLAP
Механизм планирования
Использование иерархической структуры ресурсов
Временной анализ по методу критического пути
Анализ стоимости и освоенного объема Earned Value
Анализ рисков
Использование нескольких исходных планов
Использование шаблонов отчетов
Обеспечение совместной работы
Наличие Web-приложений
Архитектура клиент-сервер
Представление доступа к данным удаленным пользователям
Оповещения и напоминания о работах
Количество выбранных функций по каждому требованию, поможет Вам ранжировать эти требования, что значительно облегчит выбор ПО из существующих на рынке систем управления проектами.